年会物料清单：舞台背景、桌牌、奖杯一站配齐

每年一到腊月前后，电话里听得最多的一句话是：”我们年会下周，现在做来得及吗？”

多数时候来得及，但要看缺的是什么。桌牌来得及，奖杯刻字来得及，舞台背景就得看设计稿改了几遍。这篇把办一场年会要用到的物料从头捋一遍：哪些得早点定，哪些可以拖一拖，哪些压根不用买，都说一说。

先看总清单

公司大小、场地不同，清单差别很大。下面按一场一百人上下、在酒店宴会厅或自家场地办的常规年会来列，人数多少你自己加减。

物料	参考数量	最晚下单
舞台主背景	1 套	年会前 10–14 天（含设计确认）
签到背景墙	1 套	7–10 天
席位桌牌	人数再加 10%–15%	名单基本定下后 5–7 天
桌号牌	按桌数	5–7 天
奖杯、奖牌	按奖项数量	现成款刻字 7–10 天；定制造型 25 天以上
荣誉证书	与奖项对应	5 天
红包封、抽奖券	按人数	印刷约 7 天
指引牌、座位图	3–5 个	5 天
横幅	1–2 条	2–3 天

表里的时间是”最晚”，别当成”建议”。年底喷绘、印刷、雕刻都扎堆，三天的活排到七天是常事。年会如果定在腊月，十一月里就该把主题和预算敲下来，别等到十二月才开始找人。

舞台背景

整场年会里，这一项花钱最多，也最容易出岔子，所以先讲它。

动手之前先问场地。不少酒店宴会厅自带 LED 屏，有的年会套餐里还含基础背景板。你要是自己再做一整面，到现场发现屏幕前面根本没地方挂，钱就白花了。还有一件常被漏掉的事：有些场地对布料有阻燃要求，不让钉钉子、不让贴胶，搭桁架也要提前报备。这些都是一个电话的事，打了，后面省不少麻烦。

形式上常见三种。最普通的是桁架加喷绘布，画面大，价格也最友好，绝大多数公司年会用的就是这个。想要平整、没有褶皱，可以做拉布，把布绷在铝框上，效果干净，价格要高一截。再讲究的是木工做造型，上面立 PVC 或亚克力的立体字，有层次，拍照好看，但周期长，老板特别看重的场合才值得。

喷绘有个小坑：舞台追光一打，亮面材质会反光，前几排的人只能看到一片白。选哑面的，或者让我们先打个小样放到灯下看看。

画面设计上，有几个我们一直在提醒客户的地方。重要的字别放在最下面三分之一，主持人和领奖的人往台上一站，正好挡住。两边也别贴太近，有的舞台两侧有立柱，或者幕布会遮掉一截。定稿之前，把稿子打印成 A3 贴在墙上，退到十几步外看一眼。主题那一行要是看不清，现场肯定也看不清。

尺寸别拿别人家的，层高、台口宽度、舞台深度，都得实地量。保定市区的酒店，我们一般上门量。满城、徐水那边不少制造企业喜欢在自己的食堂或车间办年会，这种地方层高够，可头顶没处挂，桁架得做成带底座配重的落地式，所以现场条件一定要先看了再报价。

桌牌

桌牌最大的麻烦不在制作，在名单。年会前一周，总有人请假，有人临时加进来，有人名字里某个字打错了。席位牌建议多印百分之十到十五，留几张空白的，现场谁有变动，拿笔补一张就行。

桌号牌是另一回事。它得让进场的人老远就找到自己那桌，立在桌上的话三十厘米左右基本够了，再高就挡着对面的人说话。想让人一进门就知道坐哪，还得在入口放一张座位图，做成易拉宝或 KT 板立牌都行。

材质上，铜版纸的三角台卡便宜，用完就扔。亚克力台卡贵一些，但做成可换插卡的，明年换张纸还能接着用。你们公司年年办的话，后一种反而更划算。

奖杯

顺序别搞反：先定奖项和数量，再看款式。常见的情况是先看中一个好看的水晶杯，回头一数，一二三等奖加十几个单项奖，预算根本撑不住。

材质大致分几档。树脂的最便宜，几十块一个，上漆上金，远看效果不差，适合数量多的单项奖。水晶和玻璃质感好，一两百起步，带底座加激光刻字的往上走，但有分量，礼仪端着托盘上台，几个一起就有点吃力，上台方式要提前想好。金属杯和实木奖牌是另外两条路，老牌制造企业爱用金属的，教育机构、服务行业更喜欢木质奖牌。

最容易出事的是刻字。徐水一家做零部件的客户，奖杯上刻了获奖人的名字，年会前三天评选结果调整，一批全作废，重做来不及，最后现场用贴纸盖了过去。

所以我们的建议是，奖杯上先只刻奖项名称、公司名和年份，获奖人的名字用可换的小铭牌，或者年会之后再补刻。评选没最终定下来的话，这是最稳的办法。

另外说句实话，员工更在意的通常是奖金，奖杯只是个仪式感。大奖舍得花，小奖用奖牌配证书，一样体面。

零零碎碎的那些

签到墙要用哑面的板子，记号笔在亮面上写完会糊成一团，还蹭得到处都是。指引牌从酒店门口到宴会厅，一路几个转弯就放几块，别指望客人自己找。有现场抽奖环节的话，号码牌和抽奖箱别拿 A4 纸剪一剪凑合，台上拿出来太寒碜。红包封印上公司名和年份，成本不高，员工多半会留着。

什么情况不用一站配齐

二三十个人的小年会，一条横幅，几张手写桌牌，网上买几个现成的奖杯，完全够了，没必要找人从头设计。酒店已经包了舞台背景的，也别重复做。

整套一起做真正有用的地方，是背景、桌牌、红包封、奖杯上的字、签到墙用的是同一个主题、同一组颜色和字体。散着做，每家出一点，摆到一起经常对不上。人数在五六十以上、又希望现场看着像回事的，再考虑整套做。至于现成款的奖杯，网上挑就行，价格不会差太多。

撤场

搭台大家都想得到，撤场常常没人管。酒店一般要求年会当晚或第二天一早就把东西清走：桁架、背景布、桌牌、没发完的红包封，谁拆、谁运、谁清点，最好提前指定个人。没领走的奖杯装箱带回去，别留在宴会厅。撤场时间也是订场地时就该问清的事，别等到散场了才发现人家十点就要清场。

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